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Stellenangeboten
Stellenausschreibung - Verwaltungsassistent/in (M/W/X) an der Belgischen Botschaft in Wien
Sie sind mehrsprachig, haben eine Leidenschaft für Büromanagement und ein Auge für Details und suchen eine interessante Tätigkeit in Wien in einem internationalen Umfeld?
Die Belgische Botschaft in Wien sucht eine/n neue/n Verwaltungsassistent/in für die belgische Botschafterin und die Diplomaten. Wir suchen einen flexiblen und diskreten Teamplayer mit einem Auge für Details zur Verstärkung unseres Office Management Teams. Bei der Stelle handelt es sich um eine Vollzeitstelle. Wenn Sie interessiert sind, senden Sie bitte Ihre Bewerbung mit Lebenslauf und Motivationsschreiben bis Freitag, den 10. Mai 2024 an vienna@diplobel.fed.be. Für weitere Informationen senden Sie bitte eine Nachricht an vienna@diplobel.fed.be.
Der Stellenantritt ist für Montag, den 1. Juli 2024 vorgesehen.
Hauptaufgaben:
Die Funktion umfasst sowohl Verwaltungs- als auch einige Forschungsarbeiten. Der/die von uns gesuchte Kandidat/in sollte gut organisiert, flexibel, kontaktfreudig und teamfähig sein und in der Lage sein, selbständig zu arbeiten und Teile der Aufgaben eigenständig zu bewältigen.
Nicht erschöpfende Liste der Aufgaben:
- Verwaltung der Agenda, der Kontakte and der Dienstreise der Botschafterin und ihres Teams
- Organisation von Treffen und Veranstaltungen in der Botschaft, einschließlich Sekretariatsarbeiten und praktischer Unterstützung
- Mithilfe bei der Verwaltung der gesamten ein- und ausgehenden Korrespondenz, sowohl per E-Mail, Telefon als auch per Post
- Administrative Unterstützung der diplomatischen Abteilung (Österreich und Slowakei): formelle Korrespondenz, Übersetzungen, Agenda-Management, Dokumentation und Sharepoint, Logistik,...
- Mithilfe bei Recherchen zu bestimmten Themen im Zusammenhang mit politischen, wirtschaftlichen und gesellschaftlichen Entwicklungen in Österreich und der Slowakei
- Mithilfe beim Verfassen von Briefen und Reden sowie bei Beiträgen für die sozialen Medien und die öffentliche Diplomatie
Erforderliche Fähigkeiten:
- Ausgezeichnete Kenntnisse in Englisch, Deutsch, Französisch und/oder Niederländisch. Kenntnisse der slowakischen Sprache sind von Vorteil.
- Sehr gute Kenntnisse der wichtigsten Office-365-Anwendungen wie Word, Excel, Outlook, SharePoint, Teams usw.
- Gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
- Erfahrung im Büromanagement
Unser Angebot:
- Eine anspruchsvolle Tätigkeit in einem internationalen Umfeld
- Ein Jahresvertrag, verlängerbar
- Wettbewerbsfähiges Gehaltspaket und Arbeitsbedingungen
Auswahlverfahren
Die erste Auswahl erfolgt auf der Grundlage von Lebenslauf und Motivationsschreiben. Es folgt eine schriftliche und mündliche Prüfung.
